2025.03.17

展示会成功は準備が9割！成果を最大化する[必須]準備リスト

展示会は、新規顧客開拓、ブランド認知度向上、そして売上拡大に繋がる、非常に貴重な機会です。しかし、「ただ出展するだけ」では、多くのブースの中に埋もれてしまい、期待した成果を得ることはできません。

展示会を成功させるためには、戦略的な事前準備が不可欠です。この記事では、展示会出展経験豊富なプロの視点から、展示会で成果を最大化するために「絶対に」準備すべきこと、そして見落としがちな重要ポイントを厳選して解説します。

Contents

展示会成功の準備リスト
まとめ

展示会成功の準備リスト

展示会出展の準備は、大きく以下の3つの段階に分けられます。

【事前準備】戦略策定と集客
【ブース設営】魅力的な空間作り
【当日運営】来場者対応と情報収集

各段階で、特に重要な準備を詳しく見ていきましょう。

1. 【事前準備】戦略策定と集客

展示会出展で最も重要なのが、この事前準備の段階です。明確な目標設定、ターゲット選定、そして効果的な集客戦略が、展示会の成否を大きく左右します。

出展目的の明確化 (最重要!):
- 展示会に出展する「目的」を明確にしましょう。「新規顧客獲得」「既存顧客との関係強化」「ブランド認知度向上」「新商品PR」など、具体的な目標を設定することで、準備の方向性が定まります。
- KPI設定: 具体的な数値目標（リード獲得数、商談数、アンケート回答数など）を設定し、目標達成度を測れるようにしましょう。
ターゲット選定:
- 誰に（どんな企業、どんな人に）自社の製品やサービスをアピールしたいのか、ターゲット層を明確にしましょう。
- ペルソナ設定: ターゲット層を具体的にイメージできる「ペルソナ」（架空の顧客像）を設定すると、より効果的な戦略を立てることができます。
出展申込 (早めの行動が吉):
- 出展申込書には、自社の情報を正確に記載します。責任者や関係者と内容を確認しながら作成しましょう。
- 希望のブース位置がある場合は、早めに申し込むことで、角小間など、好立地を確保できる可能性が高まります。
ブース設計 (プロに依頼がおすすめ):
- 魅力的なブースデザインは、集客に大きく影響します。
- 予算に余裕があれば、プロのブース施工会社に依頼することを強くおすすめします。専門知識と経験を活かし、効果的なブースを設計・施工してくれます。
- 書類準備: 安全・防災に関する規則・基準に沿った書類を準備し、確認しましょう.
各種許可書 (忘れずに!):
- 展示会によっては、危険物取扱許可書、搬入出許可書、車両証、作業者証などの許可書が必要となる場合があります。
- 事前に必要な許可書を確認し、早めに手続きを済ませておきましょう。
集客戦略 (超重要!):
- 展示会当日に、多くの来場者にブースに足を運んでもらうためには、事前の集客活動が非常に重要です。
- 告知: 展示会開催の3～4週間前には、告知を開始しましょう。
  - プレスリリース: プレスリリースを配信し、メディアへの露出を狙いましょう。
  - SNS: Twitter、Facebook、InstagramなどのSNSで、積極的に情報を発信しましょう。
  - 自社Webサイト: バナーやランディングページを作成し、告知しましょう。
  - メールマガジン: 既存顧客や見込み客に、メールマガジンで告知しましょう。
  - 案内状・招待状: 関係者や見込み客に、案内状や招待状を送付しましょう。
- 統一感: Webサイト、SNS、案内状など、全ての告知ツールで、ブースのデザインやキャッチコピーに統一感を持たせましょう。

2. 【ブース設営】魅力的な空間作り

展示会当日に、来場者の目を引き、記憶に残るブースを作り上げるためには、魅力的な空間作りが不可欠です。

ブース基本設備:
- 壁面、床、展示パネルなど、ブースの基本的な設備は、主催者から提供される場合もありますが、自社で選定・用意することで、より独自性のあるブースを作ることができます。
- 素材と色: ブースの素材や色は、ブランドイメージを表現する上で非常に重要な要素です。企業のブランドカラーや、製品・サービスのイメージに合った素材や色を選びましょう。
展示什器:
- 展示台、カウンター、テーブル、椅子、パンフレットスタンドなど、展示物を効果的に見せ、来場者とスムーズにコミュニケーションを取るために必要な什器を準備しましょう。
- ポイント: 展示物の種類、ブースの広さ、ターゲット層に合わせて、適切な什器を選びましょう。
照明:
- 照明は、ブースの雰囲気を大きく左右する要素です。スポットライト、LED照明などを効果的に活用し、展示物を魅力的に見せ、来場者の目を引くような空間を演出しましょう。
展示品 (主役!):
- 展示会で最も重要なのは、もちろん展示品です。主力製品や新商品など、最もアピールしたい製品を厳選し、効果的に展示しましょう。
- デモ: 可能であれば、製品のデモンストレーションや実演を行い、来場者に製品の魅力を体験してもらいましょう。
- 予備: 展示品が故障した場合に備えて、予備や交換部品を準備しておきましょう。
展示補助ツール:
- タブレット、モニター、プロジェクターなどを活用し、展示品の魅力をより分かりやすく伝えましょう。動画コンテンツは、来場者の興味を引きやすく、集客効果を高めることができます。
その他:
- 養生・梱包材: 展示品や機材を安全に搬入・搬出するために、養生・梱包材を準備しましょう。
- 台車/キャリーカート: 重量物や大量の荷物を運搬するために、台車やキャリーカートを用意しましょう。

3. 【当日運営】来場者対応と情報収集

展示会当日は、来場者とのコミュニケーションを通じて、リード獲得、商談、そしてブランドイメージ向上に繋がる、貴重な機会です。

配布物:
- 会社案内パンフレット、製品カタログ、技術資料、名刺など、来場者に配布する資料を準備しましょう。
- ポイント: 資料の内容は、分かりやすく、魅力的にまとめ、企業の強みや製品・サービスの特長を明確に伝えましょう。
受付用品:
- 名刺入れ、受付名簿、筆記用具、アンケート用紙など、来場者情報を記録するための備品を準備しましょう。
- ポイント: 受付は、来場者と最初に接する場所です。スムーズな対応を心がけ、好印象を与えましょう。
ノベルティ:
- 実用性の高いノベルティグッズは、来場者に喜ばれ、接客のきっかけを作るのに役立ちます。
- ポイント: 企業名やロゴを入れ、ブランドのPRに繋がるようなノベルティを選びましょう。
スタッフ用品:
- スタッフユニフォーム、名札、社員証など、スタッフであることを明確にするための用品を準備しましょう。
- ポイント: 統一感のあるユニフォームを着用することで、ブース全体の印象が向上します。
スタッフマニュアル & オペレーションツール:
- スタッフマニュアル: 展示会の目的、目標、製品・サービスの説明ポイント、想定Q&A、トラブル時の対処法などをまとめたマニュアルを作成し、スタッフ全員で共有しましょう。
- オペレーションツール: インカム、チャットツール、顧客管理システム（CRM）、アンケートフォームなどを活用し、スタッフ間の連携をスムーズにし、効率的なブース運営を実現しましょう。
あると便利な備品:
- 文具・事務用品、清掃用具、救急・衛生用品など、細かな備品も忘れずに準備しましょう。
【最重要】情報収集と記録:
- 展示会は、見込み客の情報を収集する絶好の機会です。名刺交換、アンケート、商談記録などを通じて、見込み客の情報を収集し、展示会後のフォローアップに繋げましょう。